Si usted tiene empleados en Joliet, la nómina es mucho más que entregar un cheque cada semana. Detrás de cada pago hay impuestos que usted retiene, impuestos que su negocio paga y fechas que el gobierno toma muy en serio.
Muchos dueños aprenden esto con una carta del IRS o de Illinois y una multa que nadie esperaba. La buena noticia es que esto se puede manejar bien con un sistema claro.
Qué son los impuestos de nómina y quién los paga
Cuando usted paga a un empleado, una parte se retiene de su pago. Esa parte incluye el impuesto federal sobre los ingresos, el Seguro Social y Medicare. Usted lo guarda por un tiempo corto y luego lo envía al gobierno. Ese dinero no es del negocio, y tratarlo como propio es un error grave.
Su negocio también paga una parte propia. Aporta una cantidad igual para el Seguro Social y Medicare, y paga el seguro de desempleo federal y de Illinois. Además, usted retiene el impuesto estatal de Illinois de cada pago. Por eso el costo real de un empleado es más alto que su sueldo por hora. Haga esos números antes de ofrecer el puesto.
Fechas y depósitos que su negocio no puede olvidar
Los depósitos de impuestos federales de nómina se hacen por vía electrónica, por lo general con el sistema EFTPS. Según el tamaño de su nómina, su calendario puede ser mensual o dos veces por semana. Ese calendario lo fija el IRS y no se escoge según su flujo de caja.
Cada trimestre se presenta el Formulario 941, que reporta sueldos e impuestos retenidos. Una vez al año se presenta el Formulario 940. En enero, cada empleado debe recibir su Formulario W 2. En Illinois también hay reportes trimestrales para el seguro de desempleo. Anote cada fecha en un solo calendario y revíselo cada mes.
Errores comunes con la nómina en el condado de Will
El error que más vemos en el condado de Will es pagar a un empleado como contratista independiente solo porque es más fácil. Si usted controla su horario y su forma de trabajar, es muy probable que sea su empleado.
Otro error es usar el dinero retenido para cubrir otros gastos en un mes difícil. El IRS cobra ese atraso con mucha fuerza. Si su caja está corta, hable con su contador antes de tocar ese dinero.
También vemos registros incompletos. Horas sin anotar y pagos en efectivo sin recibo. Sin registros claros, cualquier revisión se vuelve larga y cara.
Un sistema sencillo para mantener su nómina en orden
Guarde un expediente simple para cada empleado, con su formulario de retención y su contacto actualizado. Anote las horas en un solo sistema y pague desde la cuenta del negocio.
Revise su nómina cada mes. Compare lo que pagó, lo que retuvo y lo que depositó. Si los números no coinciden, es mejor descubrirlo usted primero.
Si la nómina le quita demasiado tiempo o si ya recibió una carta sobre impuestos de nómina para negocios pequeños, tráiganos sus registros y lo revisamos juntos, con calma y en su idioma. Consulta gratuita. En la oficina lunes, miércoles y viernes. Citas disponibles otros días. Llame al (773) 360-8230 o visítenos en 1256 West Jefferson Street, Suite 207, Joliet, IL.
